Yazı İşleri Müdürlüğü
Mahmut Esat YÖNDEMLİ
Yazı İşleri Müdürü
İletişim: (0384) 215 10 11 Dahili :341
Adres: 15 Temmuz Mah. Zübeyde Hanım Cad. No:65 Merkez /Nevşehir
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNCE YÜRÜTÜLEN GÖREVLER
a) Yazı İşleri Bürosu:
1) Resmi yazışma kurallarının kanun, yönetmelik ve yönergeler doğrultusunda yürütülmesi için birimler arası koordinasyonu sağlamak. Konuya ilişkin kanun, yönetmelik ve yönergeler kapsamında İdaremiz tüm birimlerinin resmi yazışmalarında düzen ve tertibi sağlamak amacıyla e-içişleri projesi altında yer alan elektronik belge yönetim sisteminde koordine parafı olarak seçilmesi için İl Özel İdaresi Yazı İşleri Müdürüne yetki verilmiştir. Bu maddenin uygulanmasında Genel Sekreter yetkili kılınmış olup, resmi yazışmalarda İl Özel İdaresi Yazı İşleri Müdürünün koordine parafına alınıp, alınmamasında takdir yetkisini kullanır.
2) Valilik ve genel sekreterlik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatların ilgili birim ve kurumlara dağıtımını sağlamak.
3) Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmaları derleyip, değerlendirmek.
4) Birimi ile ilgili dönemler halinde Birim Performans Planını, Faaliyet Raporlarını ve Yıllık Çalışma Programını hazırlamak ve üst makama sunmak.
5) İl Koordinasyon Kuruluna yatırım programını ve dönem raporlarını hazırlamak ve sunmak.
6) İdaremiz birimlerinin envanter bilgilerini toplamak, konsolide etmek ve bilgi bankası oluşturmak.
7) Valilik ve diğer kurumlarca istenen brifing dosyalarını hazırlamak.
8) Santral hizmetlerini sağlamak.
9) Trafik kazalarına ve oluşabilecek iş kazalarına karşı doğabilecek sorumluluklar ve yapılması gerekenler hakkında yürürlükteki mevzuatlar gereği yapılacak iş ve işlemleri görevli personele aktarmak, denetlemek. Uyarılara ve tebliğlere aykırı davranışta bulunan personeli gerekli disiplin işlemleri yapılmak üzere İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne bildirmek.
1) Resmi yazışma kurallarının kanun, yönetmelik ve yönergeler doğrultusunda yürütülmesi için birimler arası koordinasyonu sağlamak. Konuya ilişkin kanun, yönetmelik ve yönergeler kapsamında İdaremiz tüm birimlerinin resmi yazışmalarında düzen ve tertibi sağlamak amacıyla e-içişleri projesi altında yer alan elektronik belge yönetim sisteminde koordine parafı olarak seçilmesi için İl Özel İdaresi Yazı İşleri Müdürüne yetki verilmiştir. Bu maddenin uygulanmasında Genel Sekreter yetkili kılınmış olup, resmi yazışmalarda İl Özel İdaresi Yazı İşleri Müdürünün koordine parafına alınıp, alınmamasında takdir yetkisini kullanır.
2) Valilik ve genel sekreterlik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatların ilgili birim ve kurumlara dağıtımını sağlamak.
3) Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmaları derleyip, değerlendirmek.
4) Birimi ile ilgili dönemler halinde Birim Performans Planını, Faaliyet Raporlarını ve Yıllık Çalışma Programını hazırlamak ve üst makama sunmak.
5) İl Koordinasyon Kuruluna yatırım programını ve dönem raporlarını hazırlamak ve sunmak.
6) İdaremiz birimlerinin envanter bilgilerini toplamak, konsolide etmek ve bilgi bankası oluşturmak.
7) Valilik ve diğer kurumlarca istenen brifing dosyalarını hazırlamak.
8) Santral hizmetlerini sağlamak.
9) Trafik kazalarına ve oluşabilecek iş kazalarına karşı doğabilecek sorumluluklar ve yapılması gerekenler hakkında yürürlükteki mevzuatlar gereği yapılacak iş ve işlemleri görevli personele aktarmak, denetlemek. Uyarılara ve tebliğlere aykırı davranışta bulunan personeli gerekli disiplin işlemleri yapılmak üzere İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne bildirmek.
b) Evrak Kayıt Bürosu:
1) İdareye gelen ve giden tüm evrakları “e-İçişleri Projesi” dâhilinde kayıt altına almak, ilgili birim ve kurumlara dağıtımını yapmak.
2) “Gizli”, “çok gizli”, “hizmete özel”, “kişiye özel” evrakı teslim almak veya göndermek, posta, e-posta, kargo işlemlerini yürütmek.
3) Evrak dağıtımında ihtiyaç duyulacak ve göreve çıkacak araçlara ilişkin talepleri düzenlemek ve takibini yapmak.
4) İdaremiz birimlerinden çıkan evrakı kaydetmek, dağıtmak veya postalamak.
5) Gerektikçe evrak hareketi ile ilgili istatistiki bilgi ve rapor hazırlamak.
6) İdare içi ve dışı yazışmaların dağıtım ve koordinasyonunu sağlamak.
c) Arşiv Bürosu:
1) Kurum arşivini kurmak ve idare etmek.
2) Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip kuruma adaptasyonunu sağlamak.
3) Kurum arşivinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlamak.
4) Kurum arşivine gelen dosyalardan muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek. Evrak ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivlerinde saklanmasına karar verilen dosyaları, mevzuata göre gerekli işlemleri yaparak hizmete sunmak.
5) Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik dosyaları arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak.
6) Görev alanına giren konularla ilgili istatistiki çalışmalar yapmak.
7) Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesinin takibini ve kontrolünü yapmak.
1) Kurum arşivini kurmak ve idare etmek.
2) Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip kuruma adaptasyonunu sağlamak.
3) Kurum arşivinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlamak.
4) Kurum arşivine gelen dosyalardan muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek. Evrak ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivlerinde saklanmasına karar verilen dosyaları, mevzuata göre gerekli işlemleri yaparak hizmete sunmak.
5) Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik dosyaları arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak.
6) Görev alanına giren konularla ilgili istatistiki çalışmalar yapmak.
7) Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesinin takibini ve kontrolünü yapmak.
ç) Bilgi İşlem Bürosu:
1) Bilgi Edinme ve Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi tarafından gönderilen başvuruları takip etmek ve gerekli yazışmaları yapmak.
2) İnternet üzerinden oluşturulmuş şikâyet ve önerileri almak ve değerlendirilmesini sağlamak.
3) İl Özel İdaresinin tüm birimlerinin bilgisayar ortamında yürütecekleri faaliyetlere yönelik gerekli eğitim ve teknik destek vermek.
4) İdare birimleri arasında ağ, yapısal kablolama ve internet kurulumunu yapmak.
5) Bilgisayar işletim sistemlerinin ve paket programların kurulmasını sağlamak.
6) Birimlerden gelen faaliyet dokümanlarının kayıt altına alınarak bilgi bankasını oluşturmak.
7) İl Özel İdaresinin etkinlikleri ve çalışmalarının fotoğraf ve film olarak dijital ortamda kaydedilmesini sağlamak ve arşivlemek.
8) Görev alanına giren konularla ilgili istatistiki çalışmalar yapmak.
9) e-içişleri projesi kapsamında yapılması gereken iş ve işlemleri gerçekleştirmek.
10) İl Özel İdaresinin resmi internet sitesini yönetmek.
11) Kurumumuzun yapmış olduğu faaliyetlere ilişkin haber hazırlamak ve bu haberleri web sayfasında ve İdaremizin sosyal medya hesaplarında yayımlamak, uygun görülenleri basına servis etmek.
12) İnternet üzerinden oluşturulmuş ve idaremiz resmi mail adresine gönderilen iletiler ile ilgili gerekli iş ve işlemleri yapmak.
1) Bilgi Edinme ve Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi tarafından gönderilen başvuruları takip etmek ve gerekli yazışmaları yapmak.
2) İnternet üzerinden oluşturulmuş şikâyet ve önerileri almak ve değerlendirilmesini sağlamak.
3) İl Özel İdaresinin tüm birimlerinin bilgisayar ortamında yürütecekleri faaliyetlere yönelik gerekli eğitim ve teknik destek vermek.
4) İdare birimleri arasında ağ, yapısal kablolama ve internet kurulumunu yapmak.
5) Bilgisayar işletim sistemlerinin ve paket programların kurulmasını sağlamak.
6) Birimlerden gelen faaliyet dokümanlarının kayıt altına alınarak bilgi bankasını oluşturmak.
7) İl Özel İdaresinin etkinlikleri ve çalışmalarının fotoğraf ve film olarak dijital ortamda kaydedilmesini sağlamak ve arşivlemek.
8) Görev alanına giren konularla ilgili istatistiki çalışmalar yapmak.
9) e-içişleri projesi kapsamında yapılması gereken iş ve işlemleri gerçekleştirmek.
10) İl Özel İdaresinin resmi internet sitesini yönetmek.
11) Kurumumuzun yapmış olduğu faaliyetlere ilişkin haber hazırlamak ve bu haberleri web sayfasında ve İdaremizin sosyal medya hesaplarında yayımlamak, uygun görülenleri basına servis etmek.
12) İnternet üzerinden oluşturulmuş ve idaremiz resmi mail adresine gönderilen iletiler ile ilgili gerekli iş ve işlemleri yapmak.
d) Encümen Bürosu:
1) İl Genel Meclisinin toplanması ile ilgili ilan, gündem ve diğer bilgilerin süresi içinde ilgililere ve halka duyurulmasını sağlamak.
2) Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak.
3) Meclis üyelerinin yoklama işlemlerini yapmak, yoklama kararlarını gereği için ilgili birimlere vermek.
4) Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin, önergelerin, yazı ve benzeri evrakların seyrini takip etmek ve evrakları ilgili komisyon başkanlarına vermek.
5) Komisyonlarca düzenlenen raporların kaydını yapmak, rapor ve eklerini çoğaltmak meclis üyelerine ve ilgililere zamanında dağıtmak.
6) Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının alınarak zapta geçirilmesini sağlamak.
7) Zabıtlara uygun olarak meclis kararlarının yazılmasını, kontrol edilmesini, meclis başkanı ve kâtiplerine imzalatılmasını sağlamak.
8) Meclis kararlarını süresi içerisinde Valilik Makamına sunmak ve takibini yapmak.
9) Meclis Başkanlığının yapacağı yazışmaları yürütmek.
10) Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek, uygulanmasını sağlamak.
11) Encümen Başkanının emir ve gözetimi doğrultusunda encümen gündemini hazırlamak ve encümen üyelerine dağıtmak.
12) Teftiş ve denetimle ilgili verilecek iş ve işlemleri yapmak.
13) Encümen toplantılarını ilgililere duyurmak, toplantı salonunu hazırlamak.
14) Görüşülmek üzere encümene gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere iade etmek.
15) Encümen kararlarını varsa muhalefet şerhleriyle beraber, encümen başkanı ve üyelerine imzalatmak ve Encümen Karar Defterine kaydetmek.
16) Encümende verilen kararların raportörlük görevini yapmak/yaptırmak.
17) İşlemi tamamlanan encümen karar dosyalarını ilgili birimlere zamanında göndermek.
18) İl Encümeninin aynı zamanda 2886 sayılı Kanuna göre ihale komisyonu olmasından dolayı, bu komisyonun sekretarya hizmetlerini yürütmek.
19) Birimin faaliyet alanı ile ilgili yıllık programları, stratejik plan doğrultusunda hazırlamak.
1) İl Genel Meclisinin toplanması ile ilgili ilan, gündem ve diğer bilgilerin süresi içinde ilgililere ve halka duyurulmasını sağlamak.
2) Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak.
3) Meclis üyelerinin yoklama işlemlerini yapmak, yoklama kararlarını gereği için ilgili birimlere vermek.
4) Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin, önergelerin, yazı ve benzeri evrakların seyrini takip etmek ve evrakları ilgili komisyon başkanlarına vermek.
5) Komisyonlarca düzenlenen raporların kaydını yapmak, rapor ve eklerini çoğaltmak meclis üyelerine ve ilgililere zamanında dağıtmak.
6) Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının alınarak zapta geçirilmesini sağlamak.
7) Zabıtlara uygun olarak meclis kararlarının yazılmasını, kontrol edilmesini, meclis başkanı ve kâtiplerine imzalatılmasını sağlamak.
8) Meclis kararlarını süresi içerisinde Valilik Makamına sunmak ve takibini yapmak.
9) Meclis Başkanlığının yapacağı yazışmaları yürütmek.
10) Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek, uygulanmasını sağlamak.
11) Encümen Başkanının emir ve gözetimi doğrultusunda encümen gündemini hazırlamak ve encümen üyelerine dağıtmak.
12) Teftiş ve denetimle ilgili verilecek iş ve işlemleri yapmak.
13) Encümen toplantılarını ilgililere duyurmak, toplantı salonunu hazırlamak.
14) Görüşülmek üzere encümene gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere iade etmek.
15) Encümen kararlarını varsa muhalefet şerhleriyle beraber, encümen başkanı ve üyelerine imzalatmak ve Encümen Karar Defterine kaydetmek.
16) Encümende verilen kararların raportörlük görevini yapmak/yaptırmak.
17) İşlemi tamamlanan encümen karar dosyalarını ilgili birimlere zamanında göndermek.
18) İl Encümeninin aynı zamanda 2886 sayılı Kanuna göre ihale komisyonu olmasından dolayı, bu komisyonun sekretarya hizmetlerini yürütmek.
19) Birimin faaliyet alanı ile ilgili yıllık programları, stratejik plan doğrultusunda hazırlamak.
